Cara Mengelola Order dari WhatsApp agar Tidak Berantakan

WhatsApp menjadi salah satu channel utama untuk jualan online. Pelanggan bertanya produk, menawar, mengirim alamat, meminta ongkir, menerima invoice, mengirim bukti bayar, sampai menanyakan nomor resi melalui chat. Jika tidak dikelola dengan rapi, order dari WhatsApp mudah tercecer.

Masalah biasanya muncul ketika chat ramai. Admin harus mencari ulang alamat pelanggan, mengecek produk yang dipesan, menghitung total, membuka aplikasi ongkir, lalu mencatat status pembayaran di tempat lain.

Buat alur order yang jelas

Langkah pertama adalah menentukan format order yang konsisten. Minimal, seller perlu mengumpulkan nama pelanggan, nomor telepon, alamat lengkap, produk yang dipesan, jumlah, variasi, metode pembayaran, dan pilihan kurir.

Jika format ini selalu sama, admin tidak perlu bertanya berulang kali. Pelanggan juga lebih mudah mengisi data yang dibutuhkan.

Gunakan template untuk pertanyaan berulang

Pertanyaan seperti harga, stok, ukuran, katalog, dan ongkir sebaiknya tidak dijawab manual setiap kali. Template balasan membantu toko merespons lebih cepat dan menjaga informasi tetap konsisten.

Keyta memiliki Keyboard dan Auto Text yang membantu seller memanggil template langsung saat membalas chat. Ini sangat membantu untuk seller yang setiap hari menerima banyak pertanyaan dari WhatsApp.

Ubah chat menjadi transaksi

Setelah pelanggan siap order, data dari chat perlu segera menjadi transaksi. Jika transaksi hanya dibiarkan di chat, admin akan sulit memantau mana yang belum bayar, mana yang sudah dikirim, dan mana yang sudah selesai.

Di Keyta, seller dapat membuat transaksi, mengisi detail pelanggan, produk, total harga, dan status transaksi. Data ini kemudian bisa dilanjutkan ke invoice, pembayaran, dan pengiriman.

Kirim invoice dan proses pembayaran

Invoice membuat tagihan lebih jelas. Pelanggan bisa melihat ringkasan pembelian dan total yang harus dibayar. Jika menggunakan Payment Link, proses pembayaran bisa dibuat lebih praktis karena pelanggan menerima tautan pembayaran langsung dari alur invoice.

Jangan lupa update status

Setiap perubahan perlu dicatat: pending, terbayar, dikirim, selesai, atau batal. Status yang rapi membantu seller tahu transaksi mana yang harus difollow up dan mana yang siap diproses pengiriman.

Dengan Keyta, order dari WhatsApp bisa dikelola lebih teratur dari chat sampai transaksi selesai.

Download Keyta di Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=id.keyta.keyboard